Jueves, 15 Octubre, 2020 - 10:58

Sistema contable: 5 consejos clave para elegir el más adecuado

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Cuando una pequeña empresa da el salto y deja de ser un proyecto para convertirse en un negocio viable, es esencial una buena administración. La optimización de la gestión es tan relevante como lo fue encontrar un buen producto que ofrecer.
 
Una forma de llevar la contabilidad de manera eficiente es contar con un sistema de gestión digital. Por eso, son cada vez más las PyMES que se suman a la innovación.
 
Pero, ¿cómo decidir qué solución digital atiende a las necesidades específicas de una pequeña empresa? A continuación, compartimos algunos consejos que pueden ayudar a tomar una decisión crucial para el manejo de las finanzas. 
 
1. Reconocer debilidades de la empresa
 
Uno de los mayores desafíos para una empresa es reconocer sus debilidades, errores y dificultades. Pero hacerlo es clave para descubrir qué sistema de contabilidad online será una solución real para su administración.
 
Esta información puede obtenerse de distintas formas, ya sea planteando los inconvenientes de meses anteriores o consultando con clientes y trabajadores. Lo importante es recordar que es el primer paso para optimizar la gestión.
 
2. Buscar simpleza y agilidad
 
Ya sea que para el equipo de trabajo resulte complicado pensar en una transición o que no cuente con tanto tiempo para la gestión, lo primordial es simplificar. La búsqueda del sistema debe orientarse a optimizar el trabajo y permitir que todas las partes implicadas puedan usarlo.
 
Las soluciones online, por lo general, presentan una interfaz simple y posible de manejar de manera intuitiva. Además, puede buscarse una que cuente con capacitación para los usuarios y centros de atención constante, para despejar eventuales dudas. 
 
3. Revisar que responda a necesidades concretas
 
De nada sirve contratar un software complejísimo con innumerables funciones que no se usen. A la hora de contratar un plan, es clave establecer si los recursos se condicen con los movimientos reales de la empresa o aquellos cuya incorporación optimizaría la gestión.
 
Para reconocer esas necesidades puede ayudar revisar las páginas web de las empresas que ofrecen los servicios para conocer las funcionalidades del servicio. También, es importante examinar qué actividades obstaculizan el flujo de trabajo y qué dispositivos se usan para considerar, por ejemplo, los beneficios de un sistema con una app. 
 
4. Resguardar la seguridad
 
La privacidad y el resguardo de los datos contables son de suma importancia, tanto para la empresa como para los clientes y trabajadores. Por eso, es importante buscar un sistema contable que se tome en serio la protección de datos.
 
Hay muchas plataformas que utilizan tecnologías de seguridad similares a las de los bancos y restringen cualquier tipo de acceso que no corresponda a los usuarios autorizados. 
 
5. Establecer presupuesto
 
Existe una gran variedad de sistemas contables que operan desde la nube y cada uno de ellos ofrece distintos paquetes de recursos. El estudio de cada uno puede brindar un espectro de los beneficios que pueden obtenerse de acuerdo al presupuesto de una empresa.
 
Además de contar con muchos planes accesibles, hay factores que responden a distintas necesidades. Estos tienen que ver con la cantidad de clientes, trabajadores y usuarios, montos de facturación, plataformas integradas y tipos de movimientos, entre otros.